Nos conseils pour réussir l’organisation d’un événement en plein air

Nos conseils pour réussir l’organisation d’un événement en plein air

Un événement organisé en plein air a la cote auprès d’un large public. De plus, c’est devenu de plus en plus courant avec la crise Covid-19 en raison des restrictions dans les salles de réception. Mariage, sortie d’entreprise, concert ou festival, n’importe quel événement peut être organisé en plein air, mais comment faire pour le réussir ? Trouvez quelques conseils dans cet article.

Trouver l’espace idéal

Qui ne rêve pas d’un lieu d’exception pour fêter un événement grandiose en plein air ? Vous devez tenir compte de quelques critères pour trouver l’espace idéal. La nature de l’événement et le nombre des participants déterminent votre choix. Aussi, pensez à l’accessibilité au site et aux contraintes logistiques. Vous êtes sûrement tenté de choisir un coin sympathique écarté de la ville, de ses tumultes et pollutions. Vous avez tout à fait raison, puisque l’idée d’organiser un événement en plein air est justement de profiter de l’ambiance dans un cadre tranquille, avec une belle animation. Si vous choisissez un endroit près du centre-ville, vos invités risqueront d’être dérangés et ennuyés par les tapages des klaxons, des véhicules et bien d’autres nuisances sonores. Toutefois, un lieu d’exception, même s’il est éloigné du centre urbain, doit aussi être accessible, présenter toutes les opportunités de confort et d’installation logistique :

    • eau courante, sanitaires propres et présentables,
    • raccordement électrique et connexion internet,
    • parking.

Pensez en priorité au bien-être de vos invités et trouvez ensuite le moyen de les épater. Dans cette optique, vous devez vous renseigner au maximum sur l’endroit retenant votre attention. En effet, un espace en plein air peut sembler de prime abord très attrayant, alors que certains facteurs extérieurs (comme la météo) peuvent le dégrader. Vous risquez des factures supplémentaires pour des travaux de restauration dus à un mauvais temps, par exemple. La location de chapiteaux est une option pour y remédier. Cet équipement d’événement est un véritable atout, aussi bien en matière de décoration que de logistique.

Ne pas négliger la sécurité

En tant qu’organisateur d’événement en plein air, vous avez l’obligation d’assurer la sécurité de vos invités. De nombreux prestataires vont intervenir, à savoir ceux de la restauration, de l’animation et de la sonorisation. Ces professionnels ont sûrement leur propre politique de sécurité, essentiellement pour leur personnel. Pour la tranquillité de vos invités, engager une entreprise de sécurité privée est à envisager. En effet, de nombreux agents sont désormais qualifiés pour surveiller les allées et venues durant un mariage. Ils sont à même de gérer une foule lors d’une manifestation en plein air comme un spectacle ou un festival.

En plus de la sécurité, les protocoles Covid-19 sont aussi à respecter. Les mesures de distanciation, de pulvérisation de désinfectant, d’utilisation de gel et de solution hydroalcoolique sont encore applicables. Malgré la réticence de certains individus, ces précautions rassurent les personnes considérées comme vulnérables et vous engagent dans une réelle démarche de protection.

Si vous réservez un lieu proposant des services complets, y compris la sécurité, vous n’aurez rien à gérer. Cela peut être intéressant du point de vue de la praticité, mais aussi de l’aspect financier.

Penser à la restauration, aux éléments de décoration, de sonorisation et éventuellement la connexion internet

Un service à table peut se faire en plein air, tout comme dans une salle, à condition que la météo soit clémente. Un service traiteur avec décoration de table est parfait pour personnaliser l’événement, surtout s’il s’agit d’une fête de rassemblement de la famille et des amis. Comme vous devez anticiper une éventuelle intempérie, pensez à louer des chapiteaux. Ce type d’installation peut même être utilisé pour accueillir vos invités. Choisissez l’entreprise CHAPITEAUX DU DAUPHINE à Virieu-sur-Bourbre. Elle loue des chapiteaux et des tentes modulables ainsi que du mobilier, du linge de table et divers accessoires de décoration.

La décoration d’un événement en plein air dépend du type de fête ou de manifestation. Pour un mariage de style champêtre par exemple, il est préférable de choisir des éléments naturels qui se fondent dans le décor du lieu choisi. Trop de fioritures alourdissent la décoration, d’autant plus qu’il faut privilégier des objets fixés pour éviter qu’ils ne s’envolent à cause des vents imprévus.

En ce qui concerne la sonorisation et l’éclairage, tout dépend du choix du prestataire. Comme dit plus haut, vous devez prévoir les possibilités de raccordement électrique dès le choix de l’endroit où aura lieu l’événement en plein air. C’est aussi le cas pour la connexion internet. Il existe des prestataires spécialisés dans la mise en place d’une connexion internet temporaire pour tout événement organisé à l’extérieur.

Valentin Perrot

Valentin Perrot

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