Transfert de bureaux : par où commencer ?
Plus une entreprise évolue, plus elle a besoin d’une meilleure visibilité et de locaux plus adaptés à sa taille. Elle sera ainsi contrainte de déménager dans un autre endroit. Ce transfert doit être effectué de manière très organisée, étant donné qu’il ne doit pas avoir une incidence sur le fonctionnement et la productivité de l’entreprise.
Le dirigeant doit bien réfléchir s’il doit effectuer par ses propres moyens le déménagement (pour le cas d’une entreprise individuelle, d’un petit cabinet d’avocat…) ou s’il doit avoir recours aux services d’un professionnel du déménagement.
Quelle que soit la solution pour laquelle vous optez, le transfert de bureaux dans de nouveaux locaux doit être effectué par étape. Pour vous donner une idée des démarches à suivre, voici quelques points que vous devez connaître.
Faites le point et organisez-vous
Une fois que vous décidez de déménager, quelques préparations en amont sont nécessaires :
‒ vous devez décider de la date à laquelle vous déménagerez, il faut que vous choisissiez une période pendant laquelle la charge de travail est moins importante. Il vaut mieux que le déménagement se fasse en fin de semaine, pas forcément en une seule étape, parce que les travaux peuvent être importants, ou encore pendant la période des vacances ou les jours fériés ;
‒ établissez un bon planning de déménagement : la durée du transfert, en tenant compte du préavis pour céder les anciens locaux à son propriétaire ;
‒ pensez aux procédures administratives liées au changement de localité (auprès de la Chambre de Commerce et d’Industrie), d’informer vos clients et vos partenaires (prestataires et fournisseurs), ainsi que toutes les informations sur votre site internet.
‒ commencez à ranger les documents importants (les archives d’entreprise) en indiquant des noms sur chaque paquet pour que vous ne vous embrouilliez pas au moment du déballage, à préparer des cartons pour les rangements,
‒ pensez à comparer quelques devis de déménagement et contactez une entreprise spécialiste de déménagement de bureaux (pas forcément la moins coûteuse, mais celle qui est la plus fiable). Le mieux serait de choisir un prestataire proposant des services complets, incluant le démontage et le montage du mobilier, mais aussi capable d’empaqueter les affaires, de les acheminer aux nouveaux locaux, et d’assurer, pendant le trajet, la sécurité des équipements et des dossiers.
Impliquez les salariés
Il faut que les salariés se sentent impliqués dans le processus de déménagement. Ils ont certainement des suggestions dont vous devez tenir compte et auront certainement chacun leur propre organisation pour leurs affaires personnelles (comme les petits éléments décoratifs de bureau…). Pensez à organiser pour eux une petite visite des nouveaux locaux.
Procédez au déménagement proprement dit
Pour une meilleure organisation, chaque salarié sera à la charge de l’empaquetage de ses affaires.
L’emballage des équipements informatiques doit être géré à part, étant donné qu’ils sont délicats et sont certainement les premiers à être déballés et installés dans les nouveaux locaux. Procédez à l’inventaire et à l’étiquetage avant l’empaquetage.
Il vaut mieux que les objets qui ne sont plus utiles ne fassent plus partie des éléments à déménager.
À noter que vous devez vous occuper du nettoyage des anciens locaux après votre départ.
Si le déménagement doit s’effectuer avant que vous ne puissiez vous installer, pensez à louer un espace de stockage temporaire pour libérer les anciens locaux à la date convenue.
Dans les nouveaux locaux, veillez à ce que toutes les normes de sécurité soient respectées afin que vous puissiez travailler sereinement dès l’installation. Il n’est pas forcément nécessaire de tout déballer et d’installer en une seule fois. Procédez par priorité, commencez par installer le matériel le plu utile qui permettrait aux employés de commencer à travailler sans attendre que tout soit parfaitement rangé.
